Met deze 5 tips heeft u altijd een sluitende kilometerregistratie

Een kilometerregistratie is een belangrijk onderdeel van ieder bedrijf die gebruik maakt van zakelijke voertuigen. Het bijhouden van een sluitende registratie zorgt dat u de onkosten en vergoedingen van de werknemers kunt verantwoorden aan de Belastingdienst. Maar hoe zorgt u ervoor dat u de Belastingdienst deze gegevens op ieder moment kunt voorleggen? In dit blog geven wij 5 tips voor een sluitende kilometerregistratie. 

1. Ken de eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst heeft een lijst van criteria waar een sluitende kilometerregistratie aan moet voldoen. Het maakt niet uit op welk moment ze u een bezoekje brengen. De registratie moet op ieder moment aan de volgende eisen voldoen:

• Het automerk

• Om wat voor een type auto het gaat

• Wat het kenteken is 

• De periode waarbinnen medewerkers gebruik maken van het zakelijk voertuig

• Ritgegevens als;

• Datum van de rit

• Begin- en eindstand van de kilometerteller

• Vertrek- en aankomstadres 

• Gereden route en privé aantal omgereden kilometers

• Of het gaat om een privé of zakelijke rit

2. Verklaring geen privégebruik auto

Rijdt een medewerker op jaarbasis minder dan 500 privékilometers met een zakelijk voertuig? Vraag dan een verklaring geen privégebruik auto aan bij de Belastingdienst. Zo zijn ze op de hoogte dat u als werkgever geen bijtelling toe hoeft te passen, omdat uw medewerker onder de aangegeven grens blijft. Wanneer een medewerker toch over de 500 privékilometers zit, dan is dit de verantwoordelijkheid van de medewerker. 

Een kilometerregistratie is belangrijk voor een medewerker, omdat ze op deze manier aan kunnen tonen dat hij/zij binnen één jaar niet over de 500 privékilometers zit. 

3. Voorkom boetes bij een foutieve registratie 

Heeft u geen Verklaring ingevuld en reed uw medewerker meer dan 500 privékilometers of kunt u geen sluitende kilometerregistratie aan de Belastingdienst tonen? Dan betaalt u alsnog bijtelling en krijgt u een boete. Dit zijn boetes die u makkelijk kunt voorkomen door te kiezen voor een kilometerregistratiesysteem. 

4. Kies voor een kilometerregistratiesysteem

Een kilometerregistratie kunt u op verschillende manieren bijhouden. Zo zijn er wagenparken die ervoor kiezen om dit met de hand te doen. Het nadeel is dat dit veel tijd kost en het foutgevoelig is. Daardoor kunt u de Belastingdienst niet op ieder moment een sluitende kilometerregistratie kunt tonen. 

De beste oplossing is door gebruik te maken van een kilometerregistratiesysteem. Verschillende bedrijven bieden oplossingen die u in de zakelijke voertuigen laat inbouwen. Vervolgens registreert het systeem (met GPS) automatisch ieder gereden rit. Bijkomend voordeel is dat u of een wagenparkbeheerder alle informatie per rit kan inzien. Dit is waardevolle informatie waarmee u de processen efficiënter kunt maken.

5. Kies voor een kilometerregistratie met het Keurmerk voor Rittenregistratiesystemen

Wanneer u zoekt naar aanbieders voor een kilometerregistratiesysteem, valt het op dat de systemen in verschillende vormen en maten beschikbaar zijn. Daarom bestaat sinds 2013 het Keurmerk voor Rittenregistratiesystemen. Dit keurmerk verzekert u ervan dat de geregistreerde kilometers voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst. Daarnaast waarborgt het keurmerk de privacy en continuïteit van de leverancier.